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家庭经济困难学生档案管理工作办法



第一条 为了深入做好家庭经济困难学生的教育和服务工作，切实维护其合法权益，促使家庭经济困难学生资助与管理工作更加制度化、规范化，依据《国务院关于建立健全普通高校、高等职业学校和中等职业学校家庭经济困难学生资助政策体系的意见》（国发〔2007〕 13号）《教育部、财政部关于认真做好高等学校家庭经济困难学生认定工作的指导意见》（教财〔2007〕8号）和《amjs澳金沙门151备用网家庭经济困难学生认定办法（暂行）》（黑公警院发〔2022〕26号）有关规定，结合我院实际，特制定本工作办法。

第二条 本制度所指档案包括纸质档案及电子档案材料两部分，独立于学生人事档案以外的专门档案资料。

第三条 档案管理机构及其职责

（一）家庭经济困难学生档案实行二级管理，一级管理是指学生处学生资助管理中心的统筹管理；二级管理是指各学管系部的档案资料管理。

（二）学生资助管理中心负责全院所有家庭经济困难学生档案的管理，指导各学管系部具体开展家庭经济困难学生档案的管理和维护工作。

（三）学生资助管理中心和各学管系部要设置专职人员管理家庭经济困难学生档案，档案管理人员要严格执行档案管理相关规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

（四）学生资助管理中心有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第四条 建档要求

（一）家庭经济困难学生档案应当包括《家庭经济困难学生认定申请表》、贫困证明、低保证明、建档立卡家庭证明、伤残证明等家庭经济困难情况证明材料，以及生活、社会实践等全部材料。

（二）家庭经济困难学生电子档案应当包括家庭经济困难学生的个人及家庭主要成员的基本信息，日常表现等信息，实行动态维护，每学期维护更新一次。

（三）学生资助管理中心留存《家庭经济困难学生认定申请表》及学院汇总表的纸质版档案材料，其他档案材料由学管系部留存备查。

（四）凡属归档范围的资料，由学生资助管理中心与各学院联合管理，任何个人不得擅自留存、外泄。

（五）归档的文件资料，原则上必须是原件，如原件用于申请贷款不能归档或相关部门合法保留另做他用的，学管系部保存其复印件。

第五条 档案保管要求

（一）学生资助管理中心设存放档案的专门档案柜，各学管系部应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

（二）归档资料要进行登记，并编制归档目录。

（三）档案管理人员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

（四）档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

（五）档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

（六）严格遵守档案安全保密制度，实行“谁使用、谁负责”，严格落实档案管理责任人。学管系部专职档案管理员和年级队长作为本年级第一责任人，要严格管理家庭经济困难学生信息的查阅、复印、流转、公示、存档等操作。

第六条 本工作办法由学院学生资助管理中心负责解释。